河南省安全生产监督管理局行政指导文书使用说明

附件3

河南省安全生产监督管理局行政指导文书使用说明

一、简易行政指导记录簿。“简易行政指导记录簿”用于安全生产监管部门定期归集统计适用简易行政指导的档案案卷。安全生产监管部门可以按照行政指导的方式、时间等分类，对简易行政指导统计表或简易行政指导书定期进行归档。

二、简易行政指导统计表。“简易行政指导统计表”用于安全生产监管部门根据日常管理、行政执法或为满足行政相对人的简单需求，通过电话、短信、发放材料等简便易行的方式实施的行政指导，按照时间顺序进行简要统计,对于大量的、口头方式实施的简易行政指导可不予统计。“序号”用阿拉伯数字编号。“时间”填写实施行政指导的日期。“行政指导的方式、对象和内容”对实施行政指导进行简要概括，如“为辖区居民发放‘致广大居民朋友的一封信’，宣传国家安全生产政策、提醒居民应注意事项”。“指导结果”填写实施行政指导后的情况，如“居民们表示将认真了解相关政策和注意事项”。“备注”填写需要说明的其他事项，如“共发放材料300份”。

三、简易行政指导书。“简易行政指导书”用于安全生产监管部门根据需要，当场通过书面形式实施的简易行政指导。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”可按照“行政区划简称+安全生产监管部门简称+文书简称+年份+序号”的方式填写，如“郑安监管简行指2017第001号”，也可依本单位实际自定。“行政指导方式”填写具体的行政指导方式，如“提示”“规劝”“建议”等。“行政指导内容”简要叙述实施行政指导的原因、指导的内容、相关建议意见等。“行政指导对象意见”处应当填写明确的意见“同意”或“不同意”。行政指导人员签名，填写行政执法证件号和联系方式，加盖安全生产监管部门印章并注明日期。安全生产监管部门应当将行政相对人容易疏忽、出错的问题，多发、易发违法行为等进行梳理，事先制作格式化文书，方便行政执法人员即时实施简易行政指导。

四、行政指导案卷。“行政指导案卷”是安全生产监管部门对不特定行政相对人实施的抽象行政指导或者对特定行政相对人有较大影响的具体行政指导的所有文书和材料按照一案一卷立卷归档的总称。行政指导案卷的立卷归档,应当符合档案管理的有关规定。“卷号”可按照“公历自然年度+安全生产监管部门简称+行指（重大）+序号”填写，如“2017年度郑安监管行指（重大）第001号”。“指导事项”填写实施的行政指导事项，如“在全市开展加油站安全生产示范单位命名活动”“对XX化工有限公司XX分公司实施约谈”。“指导对象”分“不特定行政相对人”和“特定行政相对人”两种情形填写，如“全市加油站单位”“XX化工有限公司XX分公司负责人张XX”。“指导人员”注明行政指导人员姓名及证件号。“指导结果”填写实施行政指导后的情况，如“命名50个加油站安全示范单位”“XX化工有限公司XX分公司负责人张XX表示将认真落实要求，积极整改，提高服务质量”。“保管期限”由各单位根据档案管理要求和工作实际确定。

五、案卷目录。“案卷目录”是安全生产监管部门对行政指导单独立卷归档时卷内所涉及全部文书、材料，按照形成的时间先后顺序排列的目录，供查阅案卷时检索使用。安全生产监管部门实施行政指导应当根据不同情形，适用不同种类、数量的文书，本案卷目录中所列的文书仅以约谈为例，供参考。行政执法中实施的行政指导，应当将与行政指导有重要关联的行政执法文书、证据和有关票据的复印件一并入卷，如“责令改正通知书”“行政处罚决定书”等。卷内的文书、材料经过排序后，要逐页编号，页号用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角、背面的左上角，案卷封面、卷内目录、隔页纸及卷底不编号，并在“案卷目录”上标明文书、材料在卷内的位置页号。

六、行政指导事项审批表。“行政指导事项审批表”用于安全生产监管部门实施重大行政指导事项的审批。“行政指导事项名称”填写拟实施的行政指导事项，如“在全市开展加油站安全生产示范单位命名活动”“对XX化工有限公司XX分公司实施约谈”。“行政指导事项简介”填写拟实施行政指导的原因、目的、时间、简要步骤和内容等，由承办人员提出建议，报承办机构负责人审查、安全生产监管部门负责人审批确定。

七、行政指导通知书。“行政指导通知书”用于安全生产监管部门实施具体行政指导前告知行政相对人实施行政指导的目的、方式和当事人的权利等事项，并征求行政相对人的意见。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”可按照“行政区划简称+安全生产监管部门简称+文书简称+年份+序号”的方式填写，如“郑安监管行指通2017第001号”，也可依本单位实际自定。“行政指导的目的”根据行政管理、行政执法的实际填写，如“帮助你（单位）及时纠正违法行为、避免违法行为扩大升级”“帮助你（单位）办理 XX行政许可事项”。安全生产监管部门应当根据需要选择一种或几种行政指导方式，如果属于其他行政指导方式的应当注明；引导、示范属于对不特定行政相对人实施的抽象行政指导，需要通过一系列文件实施，而约谈比其他具体行政指导方式相对复杂，因此以上行政指导方式不在选择之列。“行政指导对象意见”行政相对人要有明确的意见“同意”或“不同意”。行政相对人同意电子送达的，应当提供并确认传真号、电子信箱、微信号等电子送达地址。注明行政机关联系人、联系方式、加盖行政机关印章并注明日期。

八、行政指导书。“行政指导书”用于安全生产监管部门正式实施行政指导时记录行政指导的事由、内容和行政指导对象应注意的事项。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”填写方法同“行政指导通知书”，如“郑安监管行指2017第001号”，也可依本单位实际自定。“行政指导事由”应当详细填写实施行政指导的原因，如“你（单位）因XXX违法行为，我局依据《中华人民共和国XXX法》第XX条第X款第X项规定，于 2017 年X月X日对你（单位）作出XX罚〔2017〕X号行政处罚决定，要求你（单位）于收到该决定书之日起15日内，将五千元罚款缴至XX行XX支行（账号XXXXXXXX），到期未缴纳罚款每日按罚款数额的3%加处罚款。至今已经逾期2日你（单位）仍未履行，为使你（单位）避免更大的经济损失，现对你（单位）进行规劝并提出建议”。“行政指导内容”涉及行政指导成效的关键，应当讲清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为。如“1.《中华人民共和国行政强制法》第四十五条第一款规定，行政机关依法作出金钱给付义务的行政决定，当事人逾期不履行的，行政机关可以依法加处罚款或者滞纳金。加处罚款或者滞纳金的数额不得超出金钱给付义务的数额。2.《中华人民共和国行政强制法》第五十三条规定，当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政决定的，没有行政强制执行权的行政机关可以自期限届满之日起三个月内，依照本章规定申请人民法院强制执行。3.按照上述规定，如果你（单位）在法定期限内不申请复议或者提起行政诉讼，经催告仍不履行，我局将申请人民法院强制执行五千元罚款本金和加处的罚款。另外，《中华人民共和国行政处罚法》第五十二条规定，当事人确有经济困难，需要延期或者分期缴纳罚款的，经当事人申请和行政机关批准，可以暂缓或者分期缴纳。如果你（单位）确有经济困难，建议提出书面申请，经我局批准后你（单位）可以暂缓或者分期缴纳罚款”。“行政指导对象应注意的事项”填写提醒行政相对人需要注意的一些事项，如“《河南省XXX系统行政处罚裁量标准适用规则》第XX条规定，被责令停止实施或纠正违法行为后，继续实施违法行为的，违法行为可以从重处罚。请你（单位）加强自律，避免再次发生违法行为”。行政指导人员签名，填写行政执法证件号，加盖安全生产监管部门印章并注明日期。

九、约谈通知书。“约谈通知书”用于安全生产监管部门将约谈事由、地点及需携带的材料告知行政相对人。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”填写方法同“行政指导通知书”，如“郑安监管约通2017第001号”，也可依本单位实际自定。“约谈事由”应当详细填写约谈的原因，使行政相对人了解约谈的必要性；如“我局在近1个月内连续接到3起对你（单位）安全生产规定不落实的举报，为帮助你（单位）针对存在问题，分析原因，及时纠正违法和不当行为”。要明确约谈地点，列明行政相对人需要携带的相关材料，注明安全生产监管部门联系人、联系方式，加盖安全生产监管部门印章并注明日期。

十、约谈记录。“约谈记录”用于安全生产监管部门和行政相对人当面交流、沟通时的书面记录。准确填写约谈的起止时间、地点、行政指导人员和记录人的姓名、行政执法证件号。“约谈对象基本情况”填写行政相对人的姓名、性别、身份证件号码、工作单位或住址、联系方式，法人或其他组织的名称、社会统一信用代码、地址、法定代表人（负责人）姓名和职务、联系方式等。“约谈内容”涉及约谈成效的关键，应当讲清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为，具体内容可参照“行政指导书”中“行政指导内容”。约谈的针对性要强，要结合行政管理、行政执法实际，讲清法理、讲明道理、讲透情理，提出明确要求。约谈时应注重与行政相对人的相互交流沟通，拉近双方的距离，使行政相对人消除抵制情绪，主动接受教育、指导和帮助，配合开展工作。行政指导对象签名（盖章），行政指导人员和记录人分别签名。有条件的安全生产监管部门可采用现场执法记录设备对约谈进行全过程视音频同步记录来代替文字记录。

十一、证据复制（提取）单。“证据复制（提取）单”用于安全生产监管部门提取实施行政指导相关的书证、物证、视听资料、电子数据等证据并加以说明。证据可以是原件、复印件或复制件。“说明事项”中明确提取证据的地点、方法、证明对象，以及其他需要说明的事项；如“我局在位于XX市XX区XX路XX号的XX有限公司内对该公司法定代表人张XX进行行政指导时拍照”“此身份证复印件由当事人李XX注明‘与原件核对无误’并签名后提供”。“证据来源”指证据从何处发现、如何取得，如“现场拍摄（拍摄人：王XX）”“当事人李XX现场提供”。“证据种类”按照证据所属种类填写，如“书证”“视听资料”。“提取人”由提取证据的行政指导人员签名并注明行政执法证件号码。 “提取时间”注明提取证据的确切时间。

十二、行政案件回访表。“行政案件回访表”用于安全生产监管部门对重大、复杂的行政案件或者行政机关认为有必要进行回访的行政案件，在行政决定书下达后，回访行政相对人，督促指导纠错措施，巩固执法效果，了解执法人员在行政执法过程中是否存在违法违纪行为，征询意见建议的书面记录。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”填写方法同“行政指导通知书”，如“郑安监管行案回2017第001号”，也可依本单位实际自定。“行政案件名称”填写需回访的行政案件名称，如“XX烟花爆竹门市部张XX违规经营销售烟花爆竹行政处罚案”。回访应当由安全生产监管部门的法制机构或者其他比较超脱的机构组织实施。回访可采取电话、短信、微信、直接走访、座谈等方式，采取直接走访、座谈等当面回访方式的，行政相对人应当在回访表上签名或盖章。 “行政决定的履行情况和对行政相对人的建议”注明行政相对人是否纠正违法行为、是否履行相关义务等,如“XX烟花爆竹门市部张 XX 已经按时缴纳一千元罚款,建议其加强对相关法律法规的学习”。安全生产监管部门应当根据本单位实际制定行政案件回访制度，明确回访的范围和相关要求。安全生产监管部门在回访中发现行政相对人未纠正违法行为或未按时履行行政决定的，应当依法及时处理。

十三、行政指导文书送达回证。“行政指导文书送达回证”是安全生产监管部门向行政相对人送达行政指导文书的记录。应填写文书名称、文书编号、送达地点、送达时间、送达方式等，并由送达人、受送达人或代收人签字；文书系别人代收的，应注明其与受送达人的关系。经受送达人以可记录的方式明确表示同意，行政机关可以采用传真、电子邮件、微信等能够确认其收悉的电子送达方式送达相关文书；采用传真、电子邮件方式送达的，送达人员应记录传真发送和接收号码、电子邮件发送和接收邮箱、发送时间，并打印传真发送确认单、电子邮件发送成功网页，入卷归档；采用短信、微信等方式送达的，送达人员应记录收发手机号码、发送时间，并将短信、微信等送达内容拍摄照片，入卷归档。